Многие крупные компании в своей профессиональной деятельности сталкиваются с необходимостью продемонстрировать некоторые достижения или продукцию, рассказать о какой-либо неординарной новости или дать старт важному мероприятию. При этом наилучшим способом оповестить общественность является проведение пресс-конференций.
Организация пресс-конференции: учитываем все нюансы
Организация конференций – это колоссальная работа, состоящая из множества нюансов, каждый из которых необходимо учесть, чтобы мероприятие прошло как по нотам. Только в этом случае компания может рассчитывать на формирование положительного делового имиджа.
Далее описаны основные моменты, на которые следует обратить внимание при организации пресс-конференции.
1. Определение темы мероприятия. При этом повод для проведения пресс-конференции должен быть масштабным, свежим и актуальным. Не следует перегружать мероприятие, пытаясь одновременно осветить несколько вопросов, все должно строиться вокруг одного интересного события.
2. Время проведения. Если новость очень горячая, и вы желаете, чтобы публикация вышла в тот же день, то мероприятие следует провести до обеда. Если же за пресс-конференцией планируется банкет или фуршет, тогда ее следует запланировать на конец рабочего дня.
Что касается дня недели, то лучше всего проводить мероприятие в первой ее половине – как правило, она не так сильно загружена всевозможными культурными событиями.
3. Место проведения. Зал для проведения пресс-конференции желательно выбрать в центре города, чтобы все представители СМИ смогли добраться туда без проблем. Сам зал должен быть вместительным, выглядеть презентабельно и по стилю соответствовать направлению деятельности компании.
4. Продолжительность мероприятия. Время проведения пресс-конференции не должно превышать одного часа. Этого времени достаточно, чтобы осветить все моменты и ответить на интересующие вопросы. После основной части мероприятия допустимо проведение развлекательной части – банкета, фуршета и прочего.
5. Рассылка пригласительных. По правилам первые приглашения рассылаются за неделю до пресс-конференции, а повторные – за 2-3 дня.
6. Подготовка раздаточных материалов. В этот список входит пресс-релиз и дополнительные материалы по теме выступления. Не лишним будет подготовить каждому участнику блокнот и ручку с логотипом компании или небольшой сувенир.
Организация форумов и конференций – достаточно непростое занятие, и если вы желаете, чтобы все прошло идеально, то обратитесь за помощью в ивент-компанию «Аметис». Наши специалисты гарантируют проведение любого мероприятия на высшем уровне.